Ein Personalinformations- und -managementsystem bildet das technische Herz einer Personalabteilung. Hier sind die Stammdaten der Mitarbeiter hinterlegt und es stellt den Mitarbeitern aus dem Personalbereich alle Instrumente zur Verfügung, die für die operative Arbeit benötigt werden. Auswertungen stellen die für Controlling, Berichtswesen und Steuerung erforderlichen Informationen zur Verfügung.
Das ist nicht ausreichend? Ja, wir geben Ihnen Recht. Natürlich ist es sinnvoll, den personalverantwortlichen Führungskräften Informationen über ihre Mitarbeiter an die Hand zu geben. Auch die Mitarbeiter sollen in die Prozesse integriert werden. HRS PMS – das Personalinformations- und -managementsystem von HR Solutions – bietet Ihnen einen Baukasten, so dass Sie selbst bestimmen, ob und welche Informationen und Workflows im Intranet oder über ein Mitarbeiterportal bereit gestellt werden.
Lassen Sie uns zunächst die Grundfunktionalitäten darstellen. Basierend darauf ermöglicht eine Vielzahl von weiteren Modulen sehr individuelle Gestaltungsmöglichkeiten, die einer Vielzahl von Anforderungen entgegenkommen.

Die Basisfunktionalitäten

• Im Mittelpunkt steht eine übersichtlich und sinnvoll aufgebaute Maske mit allen zum Mitarbeiter gehörenden Informationen: Name und Kontaktdaten im Unternehmen und privat; steuerrechtliche und sozialversichungspflichtige Daten, Vertrags- und Gehaltsdaten, Gehaltsbestandteile, Gehaltshistorie, Urlaubsanspruch ebenso wie Urlaubsanträge und Urlaubskonto, Möglichkeiten zur Ablage der elektronischen Unterlagen, Checklisten „fehlende Unterlagen“ (Lohnsteuerkarte, Sozialversicherungsausweis, Krankmeldung, uvm.)

• Das Korrespondenzmodul bietet sehr komfortable Brief- und Faxerstellung unter Nutzung von MS Word© ebenso wie den Versand von E-Mails mit direktem Bezug auf die Personalakte. Selbstverständlich stehen ein Vorlagenmanagement ebenso wie Serienbrief und Serienmailfunktionalitäten zur Verfügung (z.B. Rundschreiben, Jahrestage etc.)

• Die Wiedervorlage bietet die Möglichkeit zur Delegierung und informiert den Bearbeiter aktiv und tagesaktuell via E-Mail über die heutigen und überfällige Aufgaben

• Mit Hilfe der „Internen Kommunikation“ halten Sie Gesprächsnotizen fest und können diese Notizen auch gleich als E-Mail versenden

• Das integrierte Terminmanagement unterstützt nicht nur die Zeitplanung im Personalbereich, die Termine können auch als Einladungen direkt an Führungskräfte und Mitarbeiter gesendet werden

• Historienschreibung im Hintergrund, die Sie jederzeit über die durchgeführten Vorgänge informiert.

• Alle Aufgaben auf einen Blick! HRS PMS ist ein Managementtool! Mit Hilfe der „Action Table“ zeigt das System alle Aufgaben an, weist die nächsten Schritte aus und erinnert Sie an Termine, Fristen und Wiedervorlagen. Dies unterstützt gerade auch die Mitarbeiter/innen, die das Personalmanagement als zusätzliche Aufgabe übernehmen.

• Der Reportgenerator bietet die wichtigsten Kennzahlen und Entwicklungen auf Knopfdruck. Die Ausgabe erfolgt in tabellarischer und grafischer Form in MS Excel©. Damit lassen sich diese Reports auch weiterverarbeiten und zur internen Berichterstattung heranziehen. Im einzelnen: Kennzahlenreport Mitarbeiter (Anzahl, Geschlechterverteilung, Zugehörigkeit zum Unternehmern, Altersstruktur), Fehltagestatistik (Urlaub, Weiterbildung, Krankheit, Freistellungen).

Nicht nur für den Personalbereich!

HRS PMS wurde so konzipiert, dass es als Stand-Alone Applikation alle Aufgaben eines Personalinformationssystems erfüllt. Mit wachsender Größe des Unternehmens wächst auch  Sinn und Nutzen einer Beteiligung von Mitarbeitern und Führungskräfte in die Personalprozesse.
Dazu gehören Angebote für Mitarbeiter und Führungskräfte im Intranet oder über ein Mitarbeiterportal. Die Angebote für Mitarbeiter reichen von der Bereitstellung von Informationen wie das Mitarbeiterhandbuch und betriebliche Vereinbarungen über interaktive Angebote wie der Möglichkeit zur Mitteilung von Änderungen personenbezogener Daten, zur Anforderungen von Formularen oder Bestätigungen bis hin zur Bereitstellung von Genehmigungsprozessen (für Urlaub, Gleitzeit, Fortbildung), der Möglichkeit zur Pflege des eigenen Skillprofils und interne Stellenbewerbungen.

Auch Führungskräfte profitieren von der Bereitstellung administrativer und personenbezogener Informationen ihrer Mitarbeiter wie Urlaubsanspruch, Urlaubskonto, Informationen über frühere Mitarbeitergespräche, Termine für Mitarbeitergespräche, durchgeführte und geplante Fortbildungen, Skills, Gehaltsdaten.

HRS PMS bietet die Vielfalt in der Nutzung durch die nahtlose Integration

• Weiterer Module wie Skill Management (HRS SMS), Recruiting Management (HRS RMS), Knowledge Management (HRS Knowledge), Interne Jobbörse (HRS ISTA)

• browserbasierter Komponenten für die Integration in Intranet und Mitarbeiterportale

• Schnittstellen für einen einmaligen Import oder die kontinuierliche Aktualisierung von (Stamm- und Organisations-) Daten

Ihr Nutzen!

• Der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten wird drastisch reduziert

• Die Daten stehen in optimaler Qualität und hoher Verfügbarkeit bereit

• Die Mehrfacherfassung von Daten wird vermieden, die Übersichtlich und Transparenz der Daten deutlich erhöht

• Schnittstellenkonzepte, modularer Aufbau, Browserkomponenten und Konfigurierbarkeit bieten höchste Anpassbarkeit an die Anforderungen Ihres Unternehmens, lassen Migrationswege zu und bieten Investitionssicherheit

• Standortübergreifende Bereitstellung und durchgängige, den Prozessen folgende Bearbeitung, mandantenfähig

• Optimale und einfache Auswertungsmöglichkeiten

Kleine oder große Lösung?

• Als Stand-Alone-Lösung sofort verfügbar

• Der Einsatz der „kleinen Lösung ist ab 30 bis ca. 300 Mitarbeiter sinnvoll

• Die Integration in eine unternehmensinterne IntraNet-Lösung ist bis zu einer Größenordnung von ca. 2.000 Mitarbeiter sinnvoll

• Die Integration in eine Portallösung ist ab einer Anzahl von ca. 1.000 Mitarbeitern interessant

Technische Kennzahlen

• Server Betriebssystem: MS Windows NT 4.0/2000, Linux, UNIX

• Plattform: LotusNotes/ Domino, lauffähig in den Versionen 5.x und 6.x, clusterfähig

• MS Office©  mit MS Word© für Korrespondenz, Vorlagenmanagement, flexible Checklisten und MS Excel©  (Reporting)

• Browserkomponenten (jeweils optimiert für gängige Browser/-versionen)